Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2, digunakan untuk mendanai pengeluaran yang relatif kecil seperti dana entertain klien dan lain-lain.
Kas Kecil, Dalam melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan
dana besar untuk membayar sesuatu.
Kas Kecil, Namun, tanpa disadari ternyata perusahaan juga dapat mengeluarkan uang
dengan nominal yang kecil, tapi dengan kuantitas yang banyak.
Baca juga :
Artikel
yang terkait
 |
| Kas Kecil – Pengelolaan yang baik |
Prosedur pembentukan dan menetapkan Kas Kecil
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2. Prosedur dan mengelola Kas Kecil sangat penting dalam operasional
perusahaan.
Kas Kecil di peruntukan untuk biayai transaksi yang relatif
kecil.
Prosedur Mengelola Kas Kecil Perusahaan /organisasi sebaiknya memiliki
pengelolaan kas kecil.
Kas kecil dapat mengefisiensikan kerja
pemegang Kas Besar
Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk
pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya.
Kas Kecil, Dana konsumsi untuk kepentingan rapat,dan lain sebagainya.
1. Pembentukan Kas kecil
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 Pembentukan Kas kecil dan menetapan, prosedur Kas kecil tentunya dengan pertimbangan dan perhitungan.
Dan perlu juga adanya pembatasan-pembatasan transaksi-transaksi yang
dapat dilaksanakan dengan dana Kas Kecil.
Manajemen Perusahaan/organisasi hendaknya Mengelola Kas Kecil dengan
menentukan dan menetapakan system / methote Kas Kecil.
Kas Kecil, Methode ini yang akan dipergunakan atau dapat disesuaikan dengan situasi
dan kondisi yang ada pada perusahaan / organisasi.
a. Imprest fund system (Sistem Dana Tetap)
Dengan metode ini, Kas Kecil yang dibentuk oleh perusahaan bersifat
tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah Kas Kecil.
Misalkan dirasakan bahwa Kas Kecil yang dibentuk ternyata tidak sesuai
lagi dengan sikonnya sehingga perlu disesuaikan jumlahnya.
b. Fluctuation fund system (Sistem dana Berubah)
System ini menghendaki bahwa jumlah Kas Kecil tidak ditetapkan tetapi
dapat di sesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan.
Misalkan pada waktu membentuk dana Kas Kecil perusahaan atau organisasi
sebesar Rp. 2.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan
kebutuhan.
Kas Kecil, Pada saat diisi kembali, jumlahnya tidak harus sama dengan jumlah
sebelumnya bisa saja kurang ataupun lebih.
2. Menetapkan Kas kecil
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 Dari uraian diatas jelas bahwa dana Kas Kecil hanya diperuntukan bagi transaksi / pengeluaran yang jumlahnya relatif
kecil.
Kas Kecil, Yang selayaknya tidak dilaksanakan dengan menggunakan Cek.
Oleh sebab itu perusahaan perlu menetapkan Kas Kecil dengan
batasan-batasan transaksi-transaksi.
Dapat dilaksanakan dengan dana Kas Kecil.
Atau menetapkan mata
anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan Kas Kecil.
a. Penetapan dana Kas Kecil
Manajemen dalam penetapan pembentukannya termasuk besarnya jumlah dana Kas Kecil.
Kas Kecil, Penetapan Methodenya.dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan/organisasi.
b. Methodenya :
- Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap),
- Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah).
3. Menetapkan plafond Kas Kecil
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 Menetapkan Plafond Kas Kecil pihak manajemen harus
sudah menetapkan saldo Kas Kecil yang disesuaikan dengan
kebutuhan.
Ada dua jenis metode pencatatn Kas Kecil yang bisa digunakan sebagai
dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash,
Biasanya pada akhir periode kasir Kas Kecil akan meminta pengisian
kembali Kas Kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan.
Dengan demikian pengeluaran Kas Kecil baru dicatat pada saat pengisian
kembali.
4. Menentukan petugas Kas Kecil
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 Setelah batas saldo ditetapkan, maka selanjutnya harus
ada personel.
Personel yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan Kas Kecil atau
biasa disebut dengan kasir Kas Kecil.
Karena Petugas Kas Kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya
rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini.
Menentukan Petugas Kas Kecil ada beberapa kriteria yang harus
dipertimbangkan dalam menentukan posisi Petugas.
Kas Kecil, Petugas harus :
- Menguasai dasar-dasar akuntansi
- Mampu meng-handle transaksi dalam jumlah kecil
- Jujur
- Konsisten
- Minimum menguasai program komputer seperti excell.
Kas Kecil, Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training.
Kas Kecil, Training
sebelum Petugas memulai tugasnya.
Seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali Kas Kecil, hingga cara
rekonsiliasi Kas Kecil serta prosedur pembelian.
 |
| Kas Kecil – Prosedir dan pengelolaan yang baik |
Prosedur penggunaan dan pengisian Kas Kecil
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2. Petugas Kas Kecil harus selalu menghitung nominal Kas Kecil secara
fisik setiap selesai melakukan transaksi.
Setelah dihitung, fisik Kas Kecil dicocokkan. Tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada.
Sehingga ketika laporan penggunaan Kas Kecil diminta oleh pihak-pihak
yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada
kesalahan.
1. Tahapan-tahapan mengelola dana kas kecil
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 Dicocokkan dengan pencatatan Kas Kecil yang sudah
dibuat oleh kasir Kas Kecil.
Perlengkapan untuk mempertanggung jawabkan
atas penggunaan dana Kas Kecil meliputi :
Rekapitulasi transaksi Penggunaan Dana Kas Kecil (lihat contoh 2) hal ini
yang Mencakup :
- Tanggal transaksi
- Uraian untuk transaksi penggunaan dana Kas Kecil
- Jumlah transaksi Kredit (Cr)Transaksi Debet (Dr) di isi pada saat menerima dana tambahan (pengisian ulang dana Kas Kecil)
- Nomer Rekenig Buku besar (mata anggaran)
- Keterangan bila diperlukan (misal, biaya tambal Ban Mobil No. XXXX )
Kas Kecil, Alat Bukti (voucher) yang medukung / alasan pengeluaran transaksi
Mencakup :
- Jumlah hanya untuk sisi Kredit (Cr)
- Nomer Rekenig Buku besar (mata anggaran)
- Keterangan bila diperlukan (misal, biaya tambal Ban Mobil No. XXXX)
Uraian untuk transaksi penggunaan dana Kas Kecil, uraian pada alat bukti
transaksi ini
Kas Kecil, Sebaiknya lebih detail (rinci) dibandingkan dengan daftar
rekapitulasi transaksi.
Kas Kecil, Pengesahan dari pejabat yang berwewenang baik sebelum / sesudahnya
transaksi itu dilaksasana.
Maksudnya adalah agar menjadi dasar / alasan mengeluarkan/melaksanakan
transaksi/penggunaan dana Kas Kecil.
Kas Kecil, Pengesahan / Persetujuan dari Pejabat yang berwewenang
Hal ini wajib untuk dilaksanakan oleh Petugas pemenggang dana Kas
Kecil.
Pengesahan tersebut untuk dasar/alasan mengeluarkan/melaksanakan
transaksi/penggunaan dana Kas Kecil.
Hal yang terpenting adalah dasar/alasan untuk pengisian kembali dana Kas Kecil (Replenishment) selanjutnya.
Pengelolaan Kas Kecil, Merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana Kas Kecil.
Sampai pencatatan buku Kas Kecil dan melaksanakan prosedur
pengelolaan Kas Kecil :
- Jumlahnya dana Kas Kecil yang dibentuk untuk membiayai transaksi-transaksi yang relatif kecil
- Jumlahnya dana Kas Kecil dapat disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan / Organisasi
- Dana Kas Kecil disimpan dalam petty cash box
- Dana Kas Kecil dikelola oleh Petugas pengguna dana Kas Kecil.
Petugas yang mengelolaan dana Kas Kecil yang ditunjuk oleh manajemen
adalah Petugas bukan Petugas pemegang buku Kas Besar
(Kasir/Teller).
Dengan terbentuknya Kas Kecil maka manajemen sekaligus menetapkan juga
Prosedur pengelolaan Kas Kecil.
Menetapkan dana Kas Kecil, Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan
dalam pengelolaan dana Kas Kecil :
- Formulir surat permintaan untuk pengisian dana Kas Kecil
- Formulir Bukti pengeluaran dana Kas Kecil (contoh Gambar No. 1)
- Formulir Datar rekapitulasi penggunaan dana Kas Kecil (contoh Gambar No. 2)
- Alat-alat tulis kantor
- Alat hitung manual dan elektronik.
2. Prosedur pengajuan dana Kas Kecil
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 Prosedur Mengelola Kas Kecil atau petty cash
merupakan akun yang khusus digunakan untuk keperluan transaksi kecil dan
rutin.
Karakteristik kas kecil meliputi:
- Kas Kecil, Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari nominal tertentu yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. Setiap perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
- Kas Kecil, Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang rutin setiap harinya.
- Kas Kecil, Disimpan dalam petty cash box.
- Ditangani oleh kasir Kas Kecil.
Prosedur Mengelola Kas Kecil adalah untuk prosedur penggunaan Kas Kecil yang pada umumnya digunakan untuk transaksi kecil.
Kas Kecil, Transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai jam operasional hingga
akhir jam operasional atau sore hari.
Perusahaan harus memiliki prosedur pengelolaan Kas Kecil yang baik, jika
perusahaan kehabisan Kas Kecil.
Kas Kecil, Sementara kebutuhan transportasi (pembelian bensin untuk kendaraan
pengiriman barang) harus segera dipenuhi,
Kas Kecil, Mustahil jika kasir
memberikan cek atau kartu debit pada sopir.
Pengajuan dana Kas Kecil, Tidak jarang terjadi transaksi-transaksi karena
alasan-alasan tertentu.
sehingga tidak dibayarkan dengan Kas Kecil,
walaupun jumlahnya relatif kecil.
Untuk mengantisipasinya manajemen perlu Kas Kecil agar supaya menggunakan
dana kas kecil dapat dirasakan efektifnya serta manfaatnya.
- Petugas Pemegang Dana Kas Kecil mengajukan permintaan pengeluaran dana kas kecil kepada Manajemen, untuk mendapatkan persetujuan (Endorse) pengajuan tersebut terdiri dari 2 lembar, lembar 1 untuk (Kasir/Teller) dan lembar ke 2 untuk petugas pemegang Kas Kecil (pemakai).
- Petugas Kasir (Teller) Setelah menerima permohonan pengisian kembali dana Kas Kecil (Replenishment) yang sudah mendapat Persetujuan dan disahkan oleh pejabat yang berwewenang, maka Petugas Kasir (Teller) dapat mengeluarkan / membayarkan dengan bentuk uang tunai atau dalam bentuk Cek.
- Semua pengeluaran-pengeluaran yang menggunakan Dana Kas Kecil dalam membiayai oprasional perusahaan/organisasi harus didukung dengan bukti-bukti (voucher) pengeluaran, Bila didalam transaksi tidak mendapatkan buktinya maka Petugas Dana Kas Kecil harus membuatnya.
- Pada saat dana Kas Kecil telah menipis maka Petugas Pemegang dana Kas Kecil membuat dan persiapkan rekapitulasi pengeluaran dana Kas Kecil untuk pertanggung jawaban.
- Petugas Pemegang dana Kas Kecil berkewajiban menata nomer bukti berdasarkan terjadinya transaksi serta memberikan pengKODEan Transaksi-transaksi.
- Petugas Pemegang dana Kas Kecil dapat meminta kembali pengisian dana Kas Kecil, setelah mempertanggung jawabkan semua pengeluaran-pengeluarannya dan telah diketahui / disetujui oleh pejabat yang berwenang.
- Petugas Pemegang dana Kas Kecil, saat mempertanggungjawabkan dana Kas Kecil dengan menyertakan bukti penerimaan dana Kas kecil yang lalu.
- Petugas Pemegang dana Kas Kecil, sebaiknya mengerti sedikit akuntasi (accounting) atau setidaknya mengerti mata anggaran (akun-neraca Neraca) yang berkaitan akun-akun yang sering dipergunakan dalam melakukan transaksi pengeluaran.
3. Penggunaan Kas Kecil
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 Petugas Kas Kecil hanya diperbolehkan melakukan
pembayaran Kas Kecil.
Kas Kecil, Permohonan pembayaran atas pembelian yang sudak
disetujui oleh Financial Controller.
Penggunaan Kas Kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil untuk
setiap pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana.
Kemudian transaksi dicatat dalam buku Kas Kecil dan bukti pengeluaran
harus disimpan/diarsip.
Dengan demikian akan mengurangi beban kerja saat rekonsiliasi penutupan Kas Kecil setiap harinya.
Financial Controller juga harus melakukan pemeriksaan kas kecil dengan
membandingkan antara fisik kas kecil dengan catatan.
Kas Kecil, Catatan yang sudah dibuat demi menghindari terjadinya
kecurangan.
Penggunaan dana Kas Kecil untuk membiayai transaksi-transaksi yang pada
umumnya relatif kecil dan sering sekali tidak memiliki alat bukti
transaksi (voucher).
Petugas pemegang Dana Kas Kecil sebaiknya menggunakan alat bukti
pengeluaran dana kas kecil.
Petugas pengelola Kas Kecil pada saat mempertanggung jawab penggunaan
dana Kas Kecil harus sudah membuat alat bukti pengeluarannya.
Agar mudah dalam pengawasan dan penggunaan dana Kas Kecil yang dikelola
oleh petugas pengguna danaKas Kecil / pemegang dana Kas Kecil.
 |
| Kas Kecil – Nota rekapitulasi transaksi kas keluar |
4. Pengisian kembali Kas Kecil (Replenishment)
Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 Pengisian kembali dana Kas Kecil (Replenishment) segera
dapat dilaksanakan.
Apabila sisa dana Kas Kecil di rasa telah menipis dan tidak akan cukup
lagi untuk melakasanakan transaksi-transaksi selanjutnya.
Jika suatu saat saldo Kas Kecil minim, maka Petugas Kas Kecil harus
mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller.
Prosedur pengelolaan dana Kas Kecil yang dikelola oleh petugas pemegang
dana Kas Kecil yang jumlah tidak besar.
Kas Kecil, Dimaksudkan agar dapat membantu kelancaran operasional perusahaan.
Kas Kecil, mengurangi kesibukan petugas pemegang Kas Besar
(Kasir/Teller).
Perlengkapan dokumen yang harus dipersiapkan pengisian kembali dana Kas
Kecil oleh Petugas pemegang Kas Kecil :
- Petugas dana Kas Kecil membuat permohonan pengisian kembali dana Kas Kecil dengan pengajuan kepada pejabat yang berwewenang.
- Jika permohonan disetujui, Petugas dana Kas Kecil dapat menguangkan ke Pemegang Buku Kas Besar (Kasir/teller).
- Petugas dana Kas Kecil dapat menggunakan dananya sesuai kebutuhan dan telah disetujui dan telah di endorse oleh pejabat yang berwenang untuk itu.
- Setiap terjadinya transaksi yang tidak ada alat buktinya seperti tambal Ban, pembelian snack, biaya Taxi dan lain-lainya, maka Petugas dana Kas Kecil harus membuat/melengkapinya dengan alat bukti yang telah di endorse oleh pejabat berwewenang untuk itu.
- Petugas dana Kas Kecil membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan dana Kas Kecil secara lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Bila dirasa dananya telah menipis.
- Begitu seterusnya.
Sebagai penutup, diucapkan terima kasih telah meluang waktunya untuk
membaca artikel Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2
Kembali ke bagian 1
Semoga artikel ini memberi manfaat serta menginspirasi. Bila ada yang ingin
mendiskusikan bisa mengklik "
Contact Us "
Untuk melengkapi pemahaman tentang Kas Kecil,
silahkan tonton video dibawah ini.
 |
| Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 |
 |
| Kas Kecil |
No comments:
Post a Comment
Terima kasih, telah membaca dan memberi komentarnya
Semoga Artikel ini memberi inspirasi dan bermanfaat.