Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2

Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik || Bagian 2. Kas kecil adalah dana khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya.

Dalam melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan dana besar untuk membayar sesuatu. 

Namun, tanpa disadari ternyata perusahaan juga dapat mengeluarkan uang dengan nominal yang kecil, tapi dengan kuantitas yang banyak. 

Baca juga : Artikel yang terkait

Kas Kecil – Pengelolaan yang baik

Prosedur pembentukan dan menetapkan Kas Kecil

Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2. Prosedur dan mengelola Kas Kecil sangat penting dalam operasional perusahaan. Kas Kecil di peruntukan untuk biayai transaksi yang relatif kecil.

Prosedur Mengelola Kas Kecil Perusahaan /organisasi sebaiknya memiliki pengelolaan kas kecil, karena Kas kecil dapat mengefisiensikan kerja pemegang Kas Besar 

Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya.

Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan.

Dana konsumsi untuk kepentingan rapat,dan lain sebagainya. 

1. Pembentukan Kas kecil

Kas Kecil. Pembentukan Kas kecil dan menetapan prosedur Kas kecil tentunya dengan pertimbangan-pertimbangan dan perhitungan-perhitungan. 

Dan perlu juga adanya pembatasan-pembatasan transaksi-transaksi yang dapat dilaksanakan dengan dana Kas kecil.

Manajemen Perusahaan/organisasi hendaknya Mengelola Kas Kecil dengan menentukan dan menetapakan system / methote kas kecil. 

Methode ini yang akan dipergunakan atau dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada pada perusahaan / organisasi.

a. Imprest fund system (Sistem Dana Tetap)

Dengan metode ini, kas kecil yang dibentuk oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil. 

Misalkan dirasakan bahwa kas kecilnya yang dibentuk ternyata tidak sesuai lagi dengan sikonnya sehingga perlu disesuaikan jumlahnya.

b. Fluctuation fund system (Sistem dana Berubah)

System ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi dapat di sesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan/organisasi.

Misalkan pada waktu membentuk dana kas kecil perusahaan atau organisasi sebesar Rp. 2.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan. 

Pada saat diisi kembali, jumlahnya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnya bisa saja kurang ataupun lebih.

2. Menetapkan Kas kecil

Kas Kecil. Dari uraian diatas  jelas bahwa dana Kas Kecil hanya diperuntukan bagi transaksi / pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.

Yang selayaknya tidak dilaksanakan dengan menggunakan Cek. Oleh sebab itu perusahaan perlu menetapkan kas kecil dengan batasan-batasan transaksi-transaksi.

Dapat dilaksanakan dengan dana Kas kecil. Atau  menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil.

a. Penetapan dana Kas Kecil

Manajemen dalam penetapan pembentukannya termasuk besarnya jumlah dana Kas Kecil. Penetapan Methodenya.dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan/organisasi.

b. Methodenya :

• Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap),
• Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah).

3. Menetapkan plafond Kas Kecil

Kas Kecil. Menetapkan Plafond Kas kecil pihak manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan. 

Ada dua jenis metode pencatatn kas kecil yang bisa digunakan sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash,

Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan. 

Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

4. Menentukan petugas Kas Kecil

Kas Kecil. Setelah batas saldo ditetapkan, maka selanjutnya harus ada personel yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas kecil atau biasa disebut dengan kasir kas kecil.

Karena Petugas kas kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini. 

Menentukan Petugas Kas Kecil ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi Petugas.

Seperti menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu meng-handle transaksi dalam jumlah kecil, jujur, konsisten, dan mampu menguasai program komputer seperti excell. 

Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training. Training sebelum Petugas memulai tugasnya. 

Seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian.

Kas Kecil – Prosedir dan pengelolaan yang baik 

Prosedur penggunaan dan pengisian Kas Kecil

Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2. Petugas kas kecil harus selalu menghitung nominal kas kecil secara fisik setiap selesai melakukan transaksi. 

Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan. Tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada.

Sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan. 

1. Tahapan-tahapan mengelola dana kas kecil

Kas Kecil. Dicocokkan dengan pencatatan kas kecil yang sudah dibuat oleh kasir kas kecil. Perlengkapan untuk mempertanggung jawabkan atas penggunaan dana Kas Kecil meliputi :

Rekapitulasi transaksi Penggunaan Dana Kas Kecil (lihat contoh 2) hal ini yang Mencakup :

• Tanggal transaksi
• Uraian untuk transaksi penggunaan dana kas kecil
• Jumlah transaksi Kredit (Cr)Transaksi Debet (Dr) di isi pada saat menerima dana tambahan (pengisian ulang dana Kas Kecil)
• Nomer Rekenig Buku besar (mata anggaran)
• Keterangan bila diperlukan (misal, biaya tambal Ban Mobil No. XXXX )

Alat Bukti (voucher) yang medukung / alasan pengeluaran transaksi Mencakup :

• Jumlah hanya untuk sisi Kredit (Cr)
• Nomer Rekenig Buku besar (mata anggaran)
• Keterangan bila diperlukan (misal, biaya tambal Ban Mobil No. XXXX)

Uraian untuk transaksi penggunaan dana kas kecil, uraian pada alat bukti transaksi ini sebaiknya lebih detail (rinci) dibandingkan dengan daftar rekapitulasi transaksi.

Pengesahan dari pejabat yang berwewenang baik sebelum / sesudahnya transaksi itu dilaksasana. 

Maksudnya adalah agar menjadi dasar / alasan mengeluarkan/melaksanakan transaksi/penggunaan dana Kas Kecil.

Pengesahan / Persetujuan dari Pejabat yang berwewenang 

Hal ini wajib untuk dilaksanakan oleh Petugas pemenggang dana Kas Kecil. 

Pengesahan tersebut untuk dasar/alasan mengeluarkan/melaksanakan transaksi/penggunaan dana Kas Kecil. 

Hal yang terpenting adalah dasar/alasan untuk pengisian kembali dana Kas keil (Replenishment) selanjutnya.

Pengelolaan Kas Kecil, Merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil dan melaksanakan prosedur pengelolaan kas kecil :

• Jumlahnya dana Kas Kecil yang dibentuk untuk membiayai transaksi-transaksi yang relatif kecil
• Jumlahnya dana Kas Kecil dapat disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan / Organisasi
• Dana Kas Kecil disimpan dalam petty cash box
• Dana Kas Kecil dikelola oleh Petugas pengguna dana kas kecil.

Petugas yang mengelolaan dana kas kecil yang ditunjuk oleh manajemen adalah Petugas bukan Petugas pemegang buku Kas Besar (Kasir/Teller). 

Dengan terbentuknya Kas Kecil maka manajemen sekaligus menetapkan juga Prosedur pengelolaan Kas Kecil.

Menetapkan dana kas kecil, Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan dana kas kecil :

• Formulir surat permintaan untuk pengisian dana kas kecil
• Formulir Bukti pengeluaran dana kas kecil (contoh Gambar No. 1)
• Formulir Datar rekapitulasi penggunaan dana kas kecil (contoh Gambar No. 2)
• Alat-alat tulis kantor
• Alat hitung manual dan elektronik.

2.  Prosedur pengajuan dana Kas Kecil

Kas Kecil. Prosedur Mengelola Kas Kecil, kas kecil atau petty cash merupakan akun yang khusus digunakan untuk keperluan transaksi kecil dan rutin. Karakteristik kas kecil meliputi:

• Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari nominal tertentu yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. Setiap perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
• Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang rutin setiap harinya.
• Disimpan dalam petty cash box.
• Ditangani oleh kasir kas kecil.

Prosedur Mengelola Kas Kecil adalah untuk prosedur penggunaan kas kecil yang pada umumnya digunakan untuk transaksi kecil. 

Transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai jam operasional hingga akhir jam operasional atau sore hari. 

Perusahaan harus memiliki prosedur pengelolaan kas kecil yang baik, jika perusahaan kehabisan kas kecil. 

Sementara kebutuhan transportasi (pembelian bensin untuk kendaraan pengiriman barang) harus segera dipenuhi, maka mustahil jika kasir memberikan cek atau kartu debit pada sopir.

Pengajuan dana Kas Kecil, Tidak jarang terjadi transaksi-transaksi karena alasan-alasan tertentu sehingga tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.

Untuk mengantisipasinya manajemen perlu kas kecil agar supaya menggunakan dana kas kecil dapat dirasakan efektifnya serta manfaatnya.

• Petugas Pemegang Dana Kas Kecil mengajukan permintaan pengeluaran dana kas kecil kepada Manajemen, untuk mendapatkan persetujuan (Endorse) pengajuan tersebut terdiri dari 2 lembar, lembar 1 untuk (Kasir/Teller) dan lembar ke 2 untuk petugas pemegang Kas Kecil (pemakai).

• Petugas Kasir (Teller) Setelah menerima permohonan pengisian kembali dana Kas Kecil (Replenishment) yang sudah mendapat Persetujuan dan disahkan oleh pejabat yang berwewenang, maka Petugas Kasir (Teller) dapat mengeluarkan / membayarkan dengan bentuk uang tunai atau dalam bentuk Cek.

• Semua pengeluaran-pengeluaran yang menggunakan Dana Kas Kecil dalam membiayai oprasional perusahaan/organisasi harus didukung dengan bukti-bukti (voucher) pengeluaran, Bila didalam transaksi tidak mendapatkan buktinya maka Petugas Dana Kas Kecil harus membuatnya. 

• Pada saat dana Kas kecil telah menipis maka Petugas Pemegang dana Kas Kecil membuat dan persiapkan rekapitulasi pengeluaran dana Kas Kecil untuk pertanggung jawaban.

• Petugas Pemegang dana Kas Kecil berkewajiban menata nomer bukti berdasarkan terjadinya transaksi serta memberikan pengKODEan Transaksi-transaksi.

• Petugas Pemegang dana Kas Kecil dapat meminta kembali pengisian dana Kas Kecil, setelah mempertanggung jawabkan semua pengeluaran-pengeluarannya dan telah diketahui / disetujui oleh pejabat yang berwenang.

• Petugas Pemegang dana Kas Kecil, saat mempertanggungjawabkan dana Kas Kecil dengan menyertakan bukti penerimaan dana Kas kecil yang lalu.

• Petugas Pemegang dana Kas Kecil, sebaiknya mengerti sedikit akuntasi (accounting) atau setidaknya mengerti mata anggaran (akun-neraca Neraca) yang berkaitan akun-akun yang sering dipergunakan dalam melakukan transaksi pengeluaran.

3.  Penggunaan Kas Kecil

Kas Kecil. Petugas kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk permohonan pembayaran atas pembelian yang sudak disetujui oleh Financial Controller.

Penggunaan Kas Kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana. 

Kemudian transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan/diarsip.

Dengan demikian akan mengurangi beban kerja saat rekonsiliasi penutupan kas kecil setiap harinya.

Financial Controller juga harus melakukan pemeriksaan kas kecil dengan membandingkan antara fisik kas kecil dengan catatan.

Catatan  yang sudah dibuat demi menghindari terjadinya kecurangan. 

Penggunaan dana Kas Kecil untuk membiayai transaksi-transaksi yang pada umumnya relatif kecil dan sering sekali tidak memiliki alat bukti transaksi (voucher).

Petugas pemegang Dana Kas Kecil sebaiknya menggunakan alat bukti pengeluaran dana kas kecil. 

Petugas pengelola Kas Kecil pada saat mempertanggung jawab penggunaan dana Kas Kecilnya, harus sudah membuat alat bukti pengeluarannya.

Agar mudah dalam pengawasan dan penggunaan dana kas kecil yang dikelola oleh petugas pengguna dana kas kecil / pemegang dana kas kecil.

Baca juga : Diversifikasi produk - Kapan waktunya yang tepat | Bagian 2

Kas Kecil – Nota rekapitulasi transaksi kas keluar

4.  Pengisian kembali Kas Kecil (Replenishment)

Kas Kecil. Pengisian kembali dana Kas Kecil (Replenishment) segera dapat dilaksanakan.

Apabila sisa dana kas kecil di rasa telah menipis dan tidak akan cukup lagi untuk melakasanakan transaksi-transaksi selanjutnya.

Jika suatu saat saldo kas kecil minim, maka Petugas kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller. 

Prosedur pengelolaan dana kas kecil yang dikelola oleh petugas pemegang dana kas kecil yang jumlah tidak besar.

Dimaksudkan agar dapat membantu kelancaran operasional perusahaan / organisasi dan mengurangi kesibukan petugas pemegang Kas Besar (Kasir/Teller).

Perlengkapan dokumen yang harus dipersiapkan pengisian kembali dana Kas Kecil oleh Petugas pemegang Kas Kecil :

• Petugas dana Kas Kecil membuat permohonan pengisian kembali dana kas kecil dengan pengajuan kepada pejabat yang berwewenang.

• Jika permohonan disetujui, Petugas dana Kas Kecil dapat menguangkan ke Pemegang Buku Kas Besar (Kasir/teller).

• Petugas dana Kas Kecil dapat menggunakan dananya sesuai kebutuhan dan telah disetujui dan telah di endorse oleh pejabat yang berwenang untuk itu.

• Setiap terjadinya transaksi yang tidak ada alat buktinya seperti tambal Ban, pembelian snack, biaya Taxi dan lain-lainya, maka Petugas dana Kas Kecil harus membuat/melengkapinya dengan alat bukti yang telah di endorse oleh pejabat berwewenang untuk itu.

• Petugas dana Kas Kecil membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil secara lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Bila dirasa dananya telah menipis.

• Begitu seterusnya.

Baca juga : Bisnis sampingan – Cara mengelola keuangannya | Bagian 2

Sebagai penutup, diucapkan terima kasih telah meluang waktunya untuk membaca artikel Kas Kecil – Pengelolaan yang baik | Bagian 2 

Kembali ke bagian 1

Untuk melengkapi pemahaman tentang Kas Kecil, silahkan tonton video dibawah ini.

Semoga artikel ini memberi manfaat serta menginspirasi. Bila ada yang ingin mendiskusikan bisa mengklik " Contact Us "

Baca juga : Mulai berbisnis - Jangan tunda-tunda lagi | Bagian 2

Mengelola Kas Kecil

Baca juga : Laporan keuangan - Pebisnis wajib tahu | Bagian 2

Kas Kecil