Iklan GanKoko

Popular Posts

Saturday, January 26, 2019

PROSEDUR MENGELOLA KAS KECIL YANG BAIK

Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik, perlu ditetapkan dan disahkan oleh Manajemen, agar dapat dirasakan lebih efektif dan dapat membantu operasional.

Memiliki Strategi bisnis yang cantik untuk berbisnis adalah merupakan kunci sukses dengan menerapkan dan menentukan strategi bisnis secara konsesiten agar terhindar dari gagal manajemen.

Baca juga “ Strategi bisnis yang Cantik “ yaitu Strategi untuk memenangkan persaingan bisnis dengan taktik berbisnis.

Topik Strategi Bisnis lainnya di " Artikel "

Menjadi seorang Enterpreneur pastinya memiliki Strategi serta memiliki taktik yang jitu dan cerdas dalam berbisnis, naluri seorang entrepreneur yang kreatif dan memiliki perspektif tentang mengkelola bisnis.

Enterpreneur memiliki perspektif bagaimana cara merealisasikan ide bisnisnya serta bagaimana cara mengelola bisnis yang baik dan konsisten.

Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik
Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik



Kas Kecil dalam Pengelolaannya



Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik, Pengertian Kas Kecil  adalah uang kontan yang pada saat itu ada di kas Perusahaan / organisasi, Kas merupakan harta perusahaan yang paling likuid / lancar.

Kata lain Uang Kas perusahaan dapat segera dipergunakan untuk membiayai operasional perusahaan / organisasi. Prosedur Mengelola Kas Kecil Jumlah uang tunai yang ada pada kas perusahaan / organisasi umumnya tidak banyak.

Dan umumnya selalu diperhitungkan dengan kebutuhan perusahaan dalam periode tertentu. Besarnya kas umumnya berdasarkan Mengelola Cash Flow yang baik.

Kas merupakan alat tukar dan alat pembayaran yang dalam waktu singkat dapat diuangkan untuk memenuhi kebutuhan financial, Kas mempunyai sifat paling tinggi tingkat likuiditasnya.

Standar Akuntansi Keuangan (2002 : 85) “Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas untuk dipergunakan.

Kas uang tunai milik Perusahaan / organisasi yang memilki tingkat likuitditas yang sangat tinggi (setiap saat dapat segera diuangkan/ditarik sewaktu-waktu untuk keperluan yang sifatnya mendesak)

Uang perusahaan/organisasi yang di simpan pada bank jumlahnya lebih besar dari pada uang kas yang ada di perusahaan / organisasi. Dana yang ada dibank juga memiiki tingkat likuitditas yang tinggi no. 2 setelah uang yang ada Kas Perusahaan/organisasi.

Uang perusahaan/organisasi yang ada dibank meliputi uang tunai dan simpanan-simpanan berjangka (Deposito), Giro dan titipan-titipan lain yang dapat diuangkan (ditarik) sesuai kebutuh perusahaan/organisasi.

Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.


Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik
Prosedur Mengelola Kas Kecil secara efisien



1.    Kas Kecil (Petty Cash)


Maksud pembentukannya adalah untuk membantu dan mengefisiensikan kerja Kas besar, kas kecil dimaksudkan untuk membiayai transaksi-transaksi yang pada umumnya relatif kecil.

Sering sekali tidak memiliki alat bukti transaksi (voucher) contohnya biaya parkir, pembelian snack, biaya tambal Ban, biaya untuk Taxi dan lain-lain.

Perusahaan/organisasi perlu membentuk kas kecil (petty Cash) dan menunjuk seorang petugas selain petugas Kasir (teller) untuk mengelolanya, Petugas inilah yang membuat dan menglekapi alat bukti (Voucher) pengeluaran. (Lihat gambar No. 1)
     
Alat bukti yang di buat oleh Petugas pemengang dana Kas Kecil tentunya harus diketahui (endose) oleh pejabat tertentu yang di tunjuk perusahaan/organisasi, setelah melakukan transaksi yang menggunakan dan Kas kecil.

Dengan telah terbentuknya Kas Kecil maka Petugas Kasir (Teller) akan fokus pada transaksi-transaksi besar dan tidak menangani transaksi-transaksi yang sering dan jumlahnya relatif kecil yang transaksi-transaksi sering tidak di dukung oleh alat bukti (Voucher) pembayaran.

Dana Kas Kecil merupakan uang kontan yang dibentuk untuk membiayai / pengeluaran yang sifatnya rutin dan jumlahnya relatif kecil. Penggunaan dana Kas Kecil hendaknya perlu adanya pembatasan-pembatasan transaksi-transaksi yang dapat dilaksanakan dengan dana Kas kecil.

Karakteristik Kas Kecil :
  • Jumlahnya dibatasi (relatif kecil) dan pembentukanya sesuai kebijakan perusahaan
  • Dipergunakan untuk membiayai transaksi kecil dan sifatnya rutin, perlakuannya serta sesuai kebijakan perusahaan Metode Pencatatan Kas Kecil.


Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik
Prosedur Mengelola Kas Kecil dengan alat bukti (Voucher)



2.    Fungsi Kas Kecil


Dalam sebuah perusahaan/organisasi yang sudah besar, fungsi kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan/organisasi.

Karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek membutuhkan waktu yang lama.

Dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran untuk kebutuhan perusahaan /  Organisasi menjadi lebih simple, karena dapat dilakukan dengan cepat, Biasanya jumlahnya transaksinya relatif kecil dan sifatnya pengeluaran-pengeluaran rutin.

Pada umumnya Transaksi/pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil yang jumlahnya relatif kecil dan bersifat rutin, transaksi-transaksinya sering tidak memberikan alat bukti untuk kepentingan pembukuan, biaya-biaya tersebut seperti untuk :
  • Biaya makan minum
  • Biaya perlengkapan sehari-hari kantor
  • Biaya keperluan kantor yang sifatnya rutin
  • Serta biaya-biaya lainnya yang sering dan relatif kecil jumlahnya.

Karena Fungsi Kas Kecil yang demikian penting, maka pada perusahaan/organisasi yang berukuran menengah besar, menggunakan sistem dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak, dapat dibayangkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya.

Akan menghambat kelancaran operasional bila pada seaat akan melakukan transaksi/pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu.

Perusahaan/organisasi yang telah menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang relatif kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil.

Jumlah dana kas kecil yang dikelola oleh petugas dana Kas Kecil tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan.

Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.

  • Fungsi lain dari dana Kas Kecil
  • Untuk membayar pengeluaran perusahaan dengan nominal relatif kecil
  • Mengefisienkan kerja Pemegang Buku Kas Besar
  • Memperlancar operasional perusahaan / Organisasi, karena tidak harus melalui prosedur yang panjang
  • Dana siap untuk melaksanakan transaksi-transaksi tanpa harus melalui prosedur yang panjang
  • Dana siap untuk jenis pembayaran yang tidak praktis jika menggunakan cek
  • Untuk mempercepat proses pembayaran yang tidak praktis jika menggunakan lampiran keuangan yang perlu ditandatangani direktur terlebih dahulu.


3.    Manfaat Kas Kecil


Kas kecil dimaksudkan untuk mengelola keuangan dalam perusahaan yang pengeluarannya relatif kecil-kecil. Manfaat Kas Kecil didalam perusahaan sangatlah penting sekali manfaatnya. Karena dalam kas kecil ini mencatat transaksi yang kecil-kecil saja.

Yang dimaksud dengan Pengeluaran/transaksi yang relatif kecil misalnya seperti biaya makan, biaya minum, ongkos serta pembelian-pembelian kecil yang untuk segera mungkin dibeli (biaya pembelian barang habis pakai untuk kantor).

Manfaat Kas Kecil juga bisa digunakan untuk membeli barang-barang yang sifatnya lebih dalam keadaan mendesak dan harus segera.

Maka dalam hal ini membutuhkan uang Kas, karena kalau uangnya masih berupa cek dan sebagainya selain tunai akan menambah lama waktunya dan akan memperlambat jalannya operasional.

Dana Kas kecil sangat membantu mempermudah dan mempelancar operasional (bisnis), pembelian untuk keperluan yang mendesak umumnya membutuhkan kecepatan. Maka menggunakan dana yang Kas Kecil.

Transaksi tersebut dapat juga mengunakan dana yang di simpan di bank dengan  melalui kartu ATM atau dengan menggunakan kartu kredit, Semua transaksi di bukukan dalam kas kecil. Maka dirasakan manfaat adanya Dana Kas Kecil.

Mengingat pentingnya Manfaat Kas Kecil maka sebaiknya perusahaan / organisasi menggunakan dan mengelola kas kecil agar dapat membantu memperlancar jalannya operasional dalam mencapai tujuan utamanya.


4.    Tujuan pengelolaan Kas Kecil.


Tujuan pengelolaan Kas Kecil adalah untuk melakukan transaksi yang sifat relatif kecil dan untuk  memperlancar jalannya operasional perusahaan / organisasi, seperti :

Untuk menjadikan pekerjaan bagian Keuangan (Kasir) menjadi lebih simple, karena pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya kecil dan banyak telah di Handel oleh petugas pengelola dana kas kecil.

Untuk menghindari cara pembayaran yang tidak efisien dan tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan sering sekali mendadak.

Untuk mempermudah dan memperlancar operasional termasuk dalam pengelolaan kas kecil :
  • Mempercepat penanganan masalah perlengkapan kantor.
  • Meringankan beban bagian keuangan (Petugas kasir) agar petugas kasir dapat memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan dan juga termasuk kepada relasi bisnis.
  • Untuk membayar pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang jumlah nominalnya kecil.
  • Sebagai dana siap untuk membiayai pengeluaran yag sifatnya mendesak dan untuk pembayaran-pembayaran yang tidak praktis dan apabila menggunakan cek.
  • Untuk mempercepat proses pembayaran yang tidak praktis apabila harus melalui prosedur yang panjang, yaitu perlu adanya tanda tagani manajemen terlebih dahulu


Tata kelola Kas Kecil yang baik



Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik  sangat penting dalam operasional perusahaan / orgnisasi. Kas Kecil di peruntukan untuk biayai transaksi yang relatif kecil,  Prosedur Mengelola Kas Kecil

Perusahaan/organisasi sebaiknya memiliki pengelolaan kas kecil, karena Kas kecil dapat mengefisiensikan kerja pemegang Kas Besar.


1.   Pembentukan Kas kecil


Pembentukan Kas kecil dan menetapan prosedur Kas kecil tentunya dengan pertimbangan-pertimbangan dan perhitungan-perhitungan, dan perlu juga adanya pembatasan-pembatasan transaksi-transaksi yang dapat dilaksanakan dengan dana Kas kecil.

Manajemen Perusahaan/organisasi hendaknya Mengelola Kas Kecil dengan menentukan dan menetapakan system / methote kas kecil  yang akan dipergunakan atau dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada pada perusahaan / organisasi.

Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik
Mengelola Kas Kecil dengan menentukan dan menetapakan system / methote kas kecil 

Misalkan pada waktu membentuk dana kas kecil perusahaan atau organisasi sebesar Rp. 2.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan pada saat diisi kembali, jumlahnya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnya bisa saja kurang ataupun lebih.


2.   Menetapkan Kas kecil


Dari uraian diatas  jelas bahwa dana Kas Kecil hanya diperuntukan bagi transaksi / pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang selayaknya tidak dilaksanakan dengan menggunakan Cek.

Oleh sebab itu perusahaan perlu menetapkan kas kecil dengan batasan-batasan transaksi-transaksi yang dapat dilaksanakan dengan dana Kas kecil atau  menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil


Prosedur mengelola kas kecil yang baik
Penetapan Kas Kecil dan Prosedur mengelola kas kecil yang baik












3.   Menetapkan Plafond Kas kecil


Menetapkan Plafond Kas kecil pihak manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan, Ada dua jenis metode pencatatn kas kecil yang bisa digunakan sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash,

Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan. Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.


4.   Menentukan Petugas Kas Kecil


Setelah batas saldo ditetapkan, maka selanjutnya harus ada personel yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas kecil atau biasa disebut dengan kasir kas kecil. Karena Petugas kas kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini.

Menentukan Petugas Kas Kecil ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi Petugas, seperti menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu meng-handle transaksi dalam jumlah kecil, jujur, konsisten, dan mampu menguasai program komputer seperti excell.

Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training sebelum Petugas memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian.

Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik
Menentukan Petugas dengan Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik


Prosedur mengelola  Kas Kecil  yang ideal


Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik, kas kecil atau petty cash merupakan akun yang khusus digunakan untuk keperluan transaksi kecil dan rutin. Karakteristik kas kecil meliputi:
  • Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari nominal tertentu yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. Setiap perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
  • Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang rutin setiap harinya
  • Disimpan dalam petty cash box
  • Ditangani oleh kasir kas kecil.

Prosedur Mengelola Kas Kecil adalah untuk prosedur penggunaan kas kecil yang pada umumnya digunakan untuk transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai jam operasional hingga akhir jam operasional atau sore hari.

Perusahaan harus memiliki prosedur pengelolaan kas kecil yang baik, jika perusahaan kehabisan kas kecil, sementara kebutuhan transportasi (pembelian bensin untuk kendaraan pengiriman barang) harus segera dipenuhi, maka mustahil jika kasir memberikan cek atau kartu debit pada sopir.


1.  Pengajuan dana Kas Kecil


Tidak jarang terjadi transaksi-transaksi karena alasan-alasan tertentu sehingga tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil. untuk mengantisipasinya manajemen perlu kas kecil agar supaya menggunakan dana kas kecil dapat dirasakan efektifnya serta manfaatnya.
  • Petugas Pemegang Dana Kas Kecil mengajukan permintaan pengeluaran dana kas kecil kepada Manajemen, untuk mendapatkan persetujuan (Endorse) pengajuan tersebut terdiri dari 2 lembar, lembar 1 untuk (Kasir/Teller) dan lembar ke 2 untuk petugas pemegang Kas Kecil (pemakai).
  • Petugas Kasir (Teller) Setelah menerima permohonan pengisian kembali dana Kas Kecil (Replenishment) yang sudah mendapat Persetujuan dan disahkan oleh pejabat yang berwewenang, maka Petugas Kasir (Teller) dapat mengeluarkan / membayarkan dengan bentuk uang tunai atau dalam bentuk cek.
  • Semua pengeluaran-pengeluaran yang menggunakan Dana Kas Kecil dalam membiayai oprasional perusahaan/organisasi harus didukung dengan bukti-bukti (voucher) pengeluaran, Bila didalam transaksi tidak mendapatkan buktinya maka Petugas Dana Kas Kecil harus membuatnya.
  • Pada saat dana Kas kecil telah menipis maka Petugas Pemegang dana Kas Kecil membuat dan persiapkan rekapitulasi pengeluaran dana Kas Kecil untuk pertanggung jawaban.
  • Petugas Pemegang dana Kas Kecil berkewajiban menata nomer bukti berdasarkan terjadinya transaksi serta memberikan pengKODEan Transaksi-transaksi.
  • Petugas Pemegang dana Kas Kecil dapat meminta kembali pengisian dana Kas Kecil, setelah mempertanggung jawabkan semua pengeluaran-pengeluarannya dan telah diketahui / disetujui oleh pejabat yang berwenang.
  • Petugas Pemegang dana Kas Kecil, saat mempertanggungjawabkan dana Kas Kecil dengan menyertakan bukti penerimaan dana Kas kecil yang lalu.
  • Petugas Pemegang dana Kas Kecil, sebaiknya mengerti sedikit akuntasi (accounting) atau setidaknya mengerti mata anggaran (akun-Neraca) yang berkaitan akun-akun yang sering dipergunakan dalam melakukan transaksi pengeluaran.

2.  Penggunaan Kas Kecil


Petugas kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk permohonan pembayaran atas pembelian yang sudak disetujui oleh Financial Controller.

Penggunaan Kas Kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana. Kemudian transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan/diarsip.

Dengan demikian akan mengurangi beban kerja saat rekonsiliasi penutupan kas kecil setiap harinya. Financial Controller juga harus melakukan pemeriksaan kas kecil dengan membandingkan antara fisik kas kecil dengan catatan yang sudah dibuat demi menghindari terjadinya kecurangan.

Penggunaan dana Kas Kecil untuk membiayai transaksi-transaksi yang pada umumnya relatif kecil dan sering sekali tidak memiliki alat bukti transaksi (voucher), Petugas pemegang Dana Kas Kecil sebaiknya menggunakan alat bukti pengeluaran dana kas kecil.

Petugas pengelola Kas Kecil pada saat mempertanggung jawab penggunaan dana Kas Kecilnya, harus sudah membuat alat bukti pengeluarannya, agar mudah dalam pengawasan dan penggunaan dana kas kecil yang dikelola oleh petugas pengguna dana kas kecil / pemegang dana kas kecil.

Petugas kas kecil harus selalu menghitung nominal kas kecil secara fisik setiap selesai melakukan transaksi. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan kas kecil yang sudah dibuat oleh kasir kas kecil. Perlengkapan untuk mempertanggung jawabkan atas penggunaan dana Kas Kecil meliputi :


Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik
Penggunaan Kas Kecil dengan Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik



Petugas yang mengelolaan dana kas kecil yang ditunjuk oleh manajemen adalah Petugas bukan Petugas pemegang buku Kas Besar (Kasir/Teller).

Dengan terbentuknya Kas Kecil maka manajemen sekaligus menetapkan juga Prosedur pengelolaan Kas Kecil, serta menetapkan, perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan dana kas kecil :
  • Formulir Bukti pengeluaran dana kas kecil (Gambar No. 1)
  • Formulir Datar rekapitulasi penggunaan dana kas kecil (Gambar No. 2)
  • Alat-alat tulis kantor
  • Alat hitung manual dan elektronik.


Gambar No. 2



Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik
Penggunaan Rekapitulasi dengan Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik



3.  Pengisian kembali Kas Kecil (Replenishment)


Pengisian kembali dana Kas Kecil (Replenishment) segera dapat dilaksanakan apabila sisa dana kas kecil di rasa telah menipis dan tidak akan cukup lagi untuk melakasanakan transaksi-transaksi selanjutnya.

Jika suatu saat saldo kas kecil minim, maka Petugas kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller.

Prosedur pengelolaan dana kas kecil yang dikelola oleh petugas pemegang dana kas kecil yang jumlah tidak besar, dimaksudkan agar dapat membantu kelancaran operasional perusahaan / organisasi dan mengurangi kesibukan petugas pemegang Kas Besar (Kasir/Teller).

Perlengkapan dokumen yang harus dipersiapkan pengisian kembali dana Kas Kecil oleh Petugas pemegang Kas Kecil :
  • Petugas dana Kas Kecil membuat permohonan pengisian kembali dana kas kecil dengan pengajuan kepada pejabat yang berwewenang.
  • Jika permohonan disetujui, Petugas dana Kas Kecil dapat menguangkan ke Pemegang Buku Kas Besar (Kasir/teller)
  • Petugas dana Kas Kecil dapat menggunakan dananya sesuai kebutuhan dan telah disetujui dan telah di endorse oleh pejabat yang berwenang untuk itu.
  • Setiap terjadinya transaksi yang tidak ada alat buktinya seperti tambal Ban, pembelian snack, biaya Taxi dan lain-lainya, maka Petugas dana Kas Kecil harus membuat/melengkapinya dengan alat bukti yang telah di endorse oleh pejabat berwewenang untuk itu.
  • Petugas dana Kas Kecil membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil secara lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Bila dirasa dananya telah menipis.
  • Begitu seterusnya.



Sebagai penutup, diucapkan terima kasih telah meluang waktunya untuk membaca artikel Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik, Semoga artikel ini memberi manfaat serta menginspirasi.

Bila ada yang ingin mendiskusikan bisa mengklik " Kontak "
Mengelola Kas Kecil | fungsi kas kecil | contoh kas kecil | urnal kas kecil | contoh jurnal kas kecil | manfaat kas kecil | contoh laporan kas kecil perusahaan | tujuan kas kecil | prosedur penyusunan laporan kas kecil metode imprest
Prosedur Mengelola Kas Kecil yang baik
Prosedur mengelola  Kas Kecil  yang ideal
Mengelola Kas Kecil | fungsi kas kecil | contoh kas kecil | urnal kas kecil | contoh jurnal kas kecil | manfaat kas kecil | contoh laporan kas kecil perusahaan | tujuan kas kecil | prosedur penyusunan laporan kas kecil metode imprest

1 comment:

Terima kasih, telah membaca tentang – Strategi berbisnis yang Cantik - Semoga Artikel ini dan memberi inspirasi dan bermanfaat..